청구서는 “언제, 어디로, 얼마”를 분명히 하는 서류입니다
청구서는 이미 끝난 거래에 대해 대금을 보내 달라고 요청하는 서류입니다. 견적서가 거래 전에 가격을 제안하는 서류라면, 청구서는 거래 뒤에 정산을 마무리하는 서류인 셈입니다. 그래서 청구서에서 가장 중요한 것은 품목보다 입금기한과 입금계좌, 그리고 받는 쪽이 내부 결재를 올리기 쉬운 깔끔한 금액 정리입니다. 위 도구의 입금기한과 입금계좌 칸을 채우면 수신 칸 아래에 함께 인쇄되고, 합계 금액은 숫자와 한글로 맨 위에 크게 표시됩니다.
한 달 동안 여러 번 납품했다면 날짜별 거래명세서를 모아 청구서 한 장에 정리하는 방식이 편합니다. 품목 칸에 “10월 1일~31일 원두 납품”처럼 기간을 적고, 비고에 “거래명세서 12건 별첨”이라고 남겨 두면 거래처 경리 담당자가 대조하기 쉽습니다.
세금계산서와 함께 보내세요
거래처가 사업자라면 청구서만 보내서는 거래처가 부가세 매입세액공제를 받을 수 없습니다. 청구서와 함께 전자세금계산서를 발급하고, 아직 돈을 받지 않았다면 세금계산서의 ‘청구’ 칸에 표시합니다. 법인사업자와 직전 연도 공급가액이 8천만 원 이상인 개인사업자는 전자세금계산서를 발급해야 하므로, 홈택스나 쓰고 있는 회계 프로그램에서 함께 처리하세요.
늦어지는 대금 관리 요령
청구서를 보낸 뒤에는 입금기한 다음 날 입금 여부를 꼭 확인하세요. 대금이 들어오면 입금표를 보내 주면 거래가 깔끔하게 마무리됩니다. 기한이 지나도 소식이 없다면 바로 강하게 나가기보다 먼저 확인 연락을 하고, 그래도 늦어지면 대금 독촉장으로 날짜를 다시 정해 요청한 뒤, 마지막 단계로 내용증명을 고려하는 순서가 관계를 덜 해칩니다.
자주 묻는 질문
청구서와 세금계산서의 '청구'는 같은 뜻인가요?
비슷하지만 다른 서류입니다. 세금계산서에는 '영수'와 '청구' 중 하나를 표시하는 칸이 있는데, '청구'는 아직 대금을 받지 않았다는 뜻입니다. 이 페이지의 청구서는 세금계산서와 별도로 '이 금액을 언제까지 이 계좌로 보내 달라'고 요청하는 안내 서류입니다. 거래처가 사업자라면 청구서와 함께 세금계산서도 발급해야 합니다.
청구서에 입금기한을 꼭 적어야 하나요?
의무는 아니지만 적어 두는 것이 좋습니다. 기한이 없으면 거래처는 자기 회사의 지급 일정에 맞춰 늦게 보내는 경우가 많고, 나중에 독촉할 근거도 약해집니다. 계약서나 견적서에 정한 결제 조건이 있다면 그 날짜를 그대로 옮겨 적으세요.
청구한 돈을 계속 안 주면 어떻게 하나요?
먼저 전화나 문자로 확인하고, 그래도 안 되면 정중한 지급 요청서를 보내세요. 그 뒤에도 해결되지 않으면 내용증명을 보내고 지급명령이나 소액심판(3천만 원 이하)을 고려할 수 있습니다. 물품 대금 채권은 원칙적으로 3년이 지나면 소멸시효가 완성되니 너무 오래 미루지 마세요.
확인한 자료: 대법원 전자소송 지급명령 안내(2026.10.27 기준)