발주서는 “우리가 원하는 것”을 정확히 적는 서류입니다
견적서와 거래명세서가 파는 쪽에서 만드는 서류라면, 발주서는 사는 쪽인 우리 가게가 만드는 서류입니다. 그래서 위 도구에서는 우리 가게가 ‘발주처’, 물건을 보내 줄 곳이 ’수신 거래처’로 표시됩니다. 품목과 규격, 수량을 적고, 알고 있는 단가가 있으면 함께 넣으면 공급가액과 부가세, 합계가 계산됩니다.
발주서에서 가장 많이 생기는 문제는 규격입니다. 같은 양파라도 망 단위인지 kg 단위인지, 같은 식용유라도 18L 말통인지 0.9L 병인지에 따라 들어오는 물건이 완전히 달라집니다. 규격 칸에 단위까지 꼭 적고, 브랜드가 중요하다면 품목 칸에 함께 적어 두세요.
납품기한과 장소, 결제조건
납품기한은 날짜만이 아니라 시간대까지 적는 것이 좋습니다. 점심 장사를 하는 식당이라면 “11월 3일 오전 10시 전”처럼 적어야 거래처가 배송 순서를 맞춥니다. 납품장소가 가게와 창고로 나뉘어 있다면 장소 칸에 정확한 주소와 받는 사람을 적고, 결제조건 칸에는 “월말 마감 익월 10일 이체”처럼 정해 둔 방식을 적으세요. 이렇게 적어 두면 나중에 받은 거래명세서와 대조하기도 쉽습니다.
자주 주문하는 품목이라면 언제 주문해야 할지도 정해 두면 좋습니다. 하루에 몇 개씩 쓰는지와 배송에 며칠 걸리는지를 알면 발주점·안전재고 계산기로 주문 시점을 정할 수 있습니다.
자주 묻는 질문
발주서를 보내면 계약이 성립하나요?
거래처가 발주서를 받고 승낙하면(답장, 납품 등) 그 내용대로 매매 계약이 성립한 것으로 볼 수 있습니다. 그래서 발주서에는 수량과 단가, 납기를 정확히 적어야 하고, 단가가 아직 정해지지 않았다면 '단가 협의'라고 비고에 적어 두는 것이 좋습니다.
전화로 주문하는데 발주서가 필요할까요?
자주 주문하는 단골 거래처라면 전화가 편하지만, 수량을 잘못 알아듣거나 규격이 바뀌는 일이 생기기 쉽습니다. 금액이 크거나 새로운 거래처, 규격이 복잡한 자재는 발주서를 문자나 메일로 한 번 더 보내 두면 납품 오류를 크게 줄일 수 있습니다.
발주서에 적은 단가와 거래명세서 단가가 다르면 어떻게 하나요?
받기 전에 바로 확인하세요. 거래처가 단가를 올렸는데 미리 알리지 않았다면 발주서가 합의한 가격의 근거가 됩니다. 물건을 받고 거래명세서에 서명하면 그 단가에 동의한 것으로 보일 수 있으니 서명 전에 확인하는 것이 중요합니다.